Praca zdalna do końca 2026 roku: 24 dni, podstawka pod laptop i kto płaci za sprzęt

Stanowisko pracy zdalnej w domu wraca jako temat na koniec roku: w niedzielę 8 listopada 2026 r. do 31 grudnia zostały 53 dni, a limit okazjonalnej pracy zdalnej, czyli 24 dni w roku kalendarzowym, nie przechodzi na kolejny rok. Kto planuje wykorzystać pozostałe dni w listopadzie i grudniu, spędzi je przy laptopie w krótkie, ciemne popołudnia. To dobry moment, żeby sprawdzić, co mówią przepisy, kto płaci za sprzęt i czy do pracy na laptopie wystarczy podstawka pod laptop z osobną myszą.

Stanowisko pracy zdalnej w Kodeksie pracy: 24 dni i obowiązki

Zasady pracy zdalnej opisuje rozdział IIc Kodeksu pracy (art. 67¹⁸ do 67³⁴), w aktualnym tekście jednolitym ogłoszonym jako Dz.U. 2026 poz. 1245. Najważniejsze punkty dla pracownika:

• Praca zdalna okazjonalna (art. 67³³) jest wykonywana na wniosek pracownika złożony papierowo lub elektronicznie, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
• Do pracy okazjonalnej nie stosuje się art. 67¹⁹ do 67²⁴, czyli między innymi przepisu, który każe pracodawcy zapewnić materiały i narzędzia pracy oraz pokryć koszty prądu i usług telekomunikacyjnych.
• Przy pracy zdalnej uzgodnionej z pracodawcą (art. 67²⁴) pracodawca zapewnia sprzęt, instalację i serwis albo wypłaca ekwiwalent za sprzęt pracownika lub ryczałt odpowiadający przewidywanym kosztom.
• Według art. 67²⁵ zapewnienie sprzętu, zwrot kosztów, ekwiwalent i ryczałt nie są przychodem w rozumieniu ustawy o PIT.
• Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik składa oświadczenie, że na stanowisku w wybranym miejscu zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki (art. 67³¹ § 7), a samo stanowisko organizuje, uwzględniając wymagania ergonomii (§ 8).

Jak wyjaśnia rządowy serwis Zielona Linia, powołując się na Państwową Inspekcję Pracy, okazjonalną pracę zdalną ponad limit 24 dni należałoby traktować jak zwykłą pracę zdalną, ze wszystkimi obowiązkami z art. 67²⁴. Portale kadrowe dodają, że niewykorzystane dni nie stają się zaległe, jak to bywa z urlopem wypoczynkowym.

Laptop przez pół dnia pracy: podstawka, klawiatura i mysz

Najczęstszy problem domowego biura to laptop na stole kuchennym. Ekran stoi wtedy za nisko, głowa pochyla się do przodu, a nadgarstki opierają się o ostrą krawędź obudowy. Rozporządzenie w sprawie BHP na stanowiskach z monitorami ekranowymi (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 58, po zmianie z października 2023 r.) mówi wprost: jeśli komputer przenośny jest używany na danym stanowisku co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko powinno mieć monitor stacjonarny albo podstawkę ustawiającą górną krawędź ekranu na wysokości oczu, a do tego dodatkową klawiaturę i mysz.

Dla osoby pracującej przy biurku firmowym to obowiązek pracodawcy. W domu, zwłaszcza przy pracy okazjonalnej, za wyposażenie często odpowiada sam pracownik, więc warto traktować te wymagania jako sprawdzony punkt odniesienia. Najtańszy krok to podstawka z regulacją wysokości, bo bez niej osobna klawiatura niewiele zmienia.

Rozporządzenie wymaga też, by pracownik przy monitorze miał co najmniej 5 minut przerwy wliczanej do czasu pracy po każdej godzinie albo przeplatał pracę przy ekranie innymi zajęciami. Górna krawędź monitora powinna być na wysokości oczu, a ustawienie ekranu względem źródeł światła ma ograniczać olśnienie i odbicia.

Jak urządzić domowe stanowisko pracy zdalnej w 6 krokach

1. Policz pozostałe dni. Sprawdź w dziale kadr albo w systemie HR, ile dni okazjonalnej pracy zdalnej wykorzystałeś w 2026 r. Wniosek złóż w formie, którą przewiduje regulamin firmy, i zapytaj, czy na dni okazjonalne przysługuje jakikolwiek zwrot kosztów.
2. Podnieś ekran do wysokości oczu. Ustaw laptop na podstawce tak, by górna krawędź ekranu była na wysokości oczu. Wybieraj model z kilkoma pozycjami pochylenia i stabilną podstawą, która nie ugina się przy pisaniu.
3. Dodaj osobną klawiaturę i mysz. Gdy ekran stoi wyżej, klawiatura laptopa staje się niewygodna. Przy wyborze myszki do komputera zwróć uwagę na rozmiar dłoni i łączność: model bezprzewodowy zwalnia miejsce na blacie, przewodowy nie wymaga baterii. Zostaw przed klawiaturą tyle miejsca, by przedramiona miały podparcie, a łokcie układały się co najmniej pod kątem prostym.
4. Uporządkuj przewody. Zasilacz, kabel do monitora i ładowarka telefonu szybko tworzą pętlę pod biurkiem. Do wypadku przy pracy zdalnej stosuje się przepisy o wypadkach przy pracy (art. 67³¹ § 9), więc potknięcie o kabel to realny scenariusz. Przewody zepnij taśmą na rzep albo przyklejanym uchwytem z działu organizery kabli i poprowadź je wzdłuż nogi stołu.
5. Zaplanuj światło po zmroku. Według serwisu sunrise-sunset.org słońce zachodzi w Warszawie 8 listopada o 15:55, a 21 grudnia o 15:25. Ekran ustaw bokiem do okna, nie tyłem i nie przodem, i dodaj lampę, która nie odbija się w matrycy.
6. Zapisz przerwy i podpisz oświadczenie. Ustaw przypomnienie co godzinę na 5 minut z dala od ekranu. Jeśli pracujesz zdalnie w trybie uzgodnionym, sprawdź, czy złożyłeś oświadczenie o bezpiecznych warunkach pracy i zapoznałeś się z oceną ryzyka zawodowego.

Kto płaci za laptop, podstawkę i prąd: trzy tryby pracy

Przy ustalaniu ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę między innymi normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe, normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych (art. 67²⁴ § 5). Wysokość kwoty nie wynika z ustawy, tylko z porozumienia, regulaminu albo polecenia, dlatego w razie wątpliwości warto poprosić kadry o wskazanie zapisu, który ma zastosowanie. Indywidualne spory najlepiej wyjaśnić z Państwową Inspekcją Pracy.